Netzwerkübernahme innerhalb von 48 Stunden
Die gesamte Netzwerkstruktur innerhalb kürzester Zeit vollständig zu übernehmen und den Zugriff auf 1.000 Netzwerkgeräte sichern – das war die Vorgabe der Apleona an Braintower. Der IT-Spezialist übernahm und lieferte hundert Prozent. Nicht nur die Verwaltung der Apleona-Standorte ist damit sicherer geworden, die Anwender profitieren von einem lückenlosen Service.
Die Apleona GmbH Group mit Hauptsitz in Neu-Isenburg ist eines der führenden Unternehmen für Facility Management in Deutschland. Das Unternehmen ist im Jahr 2016 aus dem Buy-Out der Immobiliensparte des Mannheimer Industriedienstleisters Bilfinger SE an den schwedischen Investor EQT Partners AB hervorgegangen. Seither hat die Apleona ihr Geschäftsmodell erfolgreich ausgebaut und erweitert. Im Fokus der Geschäftstätigkeit stehen integrierte Immobiliendienstleistungen für Industrieunternehmen sowie Immobilieninvestoren. Mit rund 20.000 Mitarbeitern betreibt die Apleona in insgesamt dreißig Ländern verschiedenste Immobilien sowie technische Anlagen und gehört mit einem Jahresumsatz von rund 1,6 Milliarden Euro zu den „Big Five“ der Branche.
Outsourcing ohne Transition-Phase übernehmen
Damit der Übergang des Real-Estate- und Facility-Management-Geschäfts von Bilfinger an Apleona möglichst nahtlos erfolgen konnte, musste die bestehende IT mit einer komplett neuen Infrastruktur, eigenen Sicherheitsregeln und teilweise Applikationen neu aufgebaut werden. Da die IT-Strategie der Apleona einerseits auf dem Prinzip „Cloud First“ und andererseits darauf basiert, den operativen Betrieb durch Dienstleister zu erbringen, ergab sich die Notwendigkeit, den Betrieb des Netzwerkes nach außen zu verlagern. Ein erster Versuch, die an rund 500 Standorten platzierten 250 Gesellschaften (Legal Entities) mit ihren rund 10.000 Rechnern, 7.500 Mobilgeräten und 19.000 Mailboxen an ein Systemhaus zu vergeben, erbrachte jedoch nicht die gewünschten Ergebnisse.
Um das Netzwerk fehlerfrei zu verwalten und einen lückenlosen Service zu bieten, trat Apleona schließlich auf die Braintower Technologies GmbH zu. Das Ziel: Das Outsourcing des Netzwerkbetriebes komplett und in kürzester Zeit ohne jegliche Transition-Phase zu übernehmen. Während einer sechs Wochen umfassenden Planungsphase erstellte Braintower ein Konzept für die Umstellung der insgesamt 1.000 Netzwerkgeräte. Dafür konnte man auf Erfahrungen aus der Vergangenheit aufbauen. Denn der IT-Dienstleister war für Apleona kein Unbekannter. Während der Ausgliederung der Apleona aus den Bilfinger-Strukturen unterstützten die Experten den Prozess für den Netzwerkbereich und bauten die IT-Strukturen für einen kleinen Teil der Standorte auf. Beim jetzigen Auftrag musste sich Braintower noch der praktischen Herausforderung stellen, zum Stichtag 1. April eine stabile und sichere Infrastruktur neu zu erstellen, die eine zuverlässige Basis für den reibungslosen Betrieb des Netzwerks auch in Zukunft bieten würde.
Dazu erstellte das Braintower-Team die entsprechenden Skripte, die dann die individuellen Konfigurationen der einzelnen Geräte per maschinellem Roll-Out remote ausrollen konnten. Aufgrund ihrer Erfahrung und der hohen Sorgfalt während der Vorbereitung und dem eigentlichen Roll-Out gelang es den IT-Spezialisten, alle Netzwerkgeräte zu erreichen, sie neu zu konfigurieren und die Netzwerkadministration zu 99,9 Prozent sicherzustellen – alles innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens von 48 Stunden. De Facto wurden sogar nur 12 Stunden benötigt. Der einzige Verlust: ein Router in Mailand, der aufgrund des dortigen Corona-Lockdowns zu dem Zeitpunkt ohnehin inaktiv war.
„Wir haben einen Zugriff auf alle Netzwerkgeräte an insgesamt 500 Standorten geschaffen – und zwar ohne Business Impact, so dass die Mitarbeiter der Apleona praktisch keinen Unterschied bemerkt haben. Sie haben nur bemerkt, dass der Service schlagartig besser geworden ist“, berichtet Nicholas Wagner, CEO von Braintower.
Mit dem erfolgreichen Abschluss dieser Aktion hat Braintower ein ganz neues Niveau erreicht, was das Servicelevel angeht. Das Unternehmen mit seinen 30 Mitarbeitern hat geleistet, was in der Regel nur großen Outsourcern zugeschrieben wird: Die Verwaltung der Infrastruktur eines Großunternehmens plus den dazugehörigen Service nahtlos und in kurzer Zeit zu übernehmen. Zugleich bringt Braintower die nötige Spontanität und Flexibilität mit, um den täglichen Anforderungen seines Kunden gerecht zu werden: Die Apleona-Standorte umfassen verschiedenste Einheiten von Büro bis Baucontainer, die allesamt mit dem zentralen Rechenzentrum im Raum Frankfurt verknüpft sind. Es kann nötig werden, diese innerhalb weniger Tage ab- und an neuer Stelle aufzubauen. Das Team von Braintower deckt das normale Tagesgeschäft mit vier Mitarbeitern ab und im Falle größerer Veränderungen stehen zusätzliche Kapazitäten bereit.
Dank der zuverlässigen Infrastruktur, die die IT-Experten geschaffen haben, genießen die Apleona-Standorte jederzeit eine fehlerlose und redundante Anbindung an die Zentrale. Aufgrund seiner Größe kann Braintower äußerst agil mit flexiblen Prozessen nah am Kunden agieren – Voraussetzung für ein Outsourcing-Geschäft, das auch höherer Dynamik standhält.
Maximilian Mertz, Director IT-Delivery
Service-Garantie für die Apleona-Kunden
Apleona profitiert seit der Umstellung von einer lückenlosen Erfüllung des Service Level Agreements (SLA) für ihre Kunden. Sollte es dennoch zu einem Vorfall kommen, eröffnet der Standort ein Ticket und erhält zeitnah Hilfe. Das funktioniert bisher reibungslos: Das Team von Braintower war bis jetzt noch jedes Mal in der Lage, den betreffenden Standort innerhalb der vorgegebenen SLA-Zeiten Instand zu setzen .
„IT-Infrastruktur ist am besten, wenn man gar nicht erst bemerkt, dass sie existiert“, sagt Maximilian Mertz, Director IT-Delivery der Apleona Group. „Braintower hat unglaublich gute Arbeit geleistet. Das Netzwerk ist da – immer. Wir haben eine zu hundert Prozent zufriedenstellende Leistung erhalten. Und dies im Übrigen zu einem wirklich fairen Preis.“
Auch die Zusammenarbeit zwischen der Apleona und Braintower funktioniert hervorragend. Die beiden Unternehmen arbeiten Hand in Hand, mit hohem Vertrauen sowie offener und fairer Kommunikation. „In den vergangenen Jahren haben wir eine Partnerschaft etabliert, die längst über das normale Maß vertrauensvoller Zusammenarbeit herausgewachsen ist“; sagt Mertz. Und Wagner ergänzt: „Es ist wirklich ein Agieren auf Augenhöhe. Wir wissen stets, was die Apleona von uns braucht und die Apleona weiß genau, was sie von uns erwarten kann.“
Weitere Aufgaben in der Zukunft
Auch in Zukunft wollen die beiden Unternehmen daher zusammenarbeiten. Aktuell ist aufgrund des soliden Wachstums der Apleona eine Erweiterung der Infrastruktur nötig. Braintower wird hierzu weitere rund 200 dezentral verwaltete Standorte des Facility-Management-Dienstleisters in das Apleona-Netzwerk integrieren. Diese liegen im Vereinigten Königreich sowie in Irland, Österreich und der Schweiz und konnten in den vergangenen drei Jahren seit Bestehen der Apleona aus Zeitgründen noch nicht vollständig integriert werden. Zusätzlich soll Braintower künftig auch diese aktuell noch dezentral verwalteten Netzwerke betreuen, denn Apleona erkennt die Notwendigkeit, die IT-Security und Netzwerksicherheit angesichts immer ausgefeilterer Angriffe zu erweitern.
